chasi01_b_0

Тайм-менеджмент в повседневной жизни и работе

Есть одна наука, даже навык, без которого в современном мире человеку выжить очень сложно. Это — тайм-менеджмент, или, говоря более простым языком, искусство организовывать свое время и дисциплинировать себя. Когда вы научитесь правильно распоряжаться своим временем, все станет намного проще, вы будете успевать все, что вам нужно, и при этом больше не будет возникать вопрос того, что время утекает от вас, как песок сквозь пальцы. На эту тему написано много научных и публицистических трудов и статей. Я позволю себе обобщить основные принципы, опираясь на собственный многолетний опыт внедрения тайм-менеджмента в работу и обычную жизнь, и надеюсь, что кому-то это станет полезным и изменит его жизнь к лучшему.

Тайм менеджмент в повседневной жизни и работе

1. Ежедневник — твой лучший друг. Это правда. Но также правда и в том, что не все в состоянии его использовать, у некоторых идет какое-то психологическое отторжение. Например, сколько бы я не дарила моей маме ежедневники и не учила ее ими пользоваться, объясняя все преимущества, она все равно не может привыкнуть и бросает через пару дней. Зато у нее всегда есть стопочки небольших листочков все с теми же списками дел. Мой совет таков — конечно, гораздо удобнее вести ежедневный список дел и свое расписание в красивом функциональном ежедневнике, куда также можно вносить контакты нужных лиц, хранить необходимые квитанции, записки и прочие бумажки в специальном отделе и вести дополнительные списки. Но не всем это подходит, поэтому важно определить, какой способ вам ближе — это может быть электронный органайзер в гаджете, обычный блокнот, уже упомянутый ежедневник. В крайнем случае и отдельные листы — но они очень легко теряются, и это уже приводит к беспорядку в вашей жизни, от которого вы так хотите избавиться. Но записывать свои дела на день — обязательно, это поможет вам понять, какие из них выполнять в первую очередь, и в этом вам поможет…

2. …матрица Эйзенхауэра. Это действительно замечательная и простая в использовании схема, которая позволяет разбить ваши дела на четыре категории и определить, к выполнению которых нужно приступить в первую очередь.
1) срочные и важные дела. Это могут быть дела из других категорий, которые вы не выполнили вовремя и которые «загорелись красным светом». Также сюда относится разрешение каких-то кризисов, или просто дедлайн. Например: рабочий проект, который нужно срочно сдать; прорвавшийся водопровод дома; подготовка к экзамену и т. п.;
2) несрочные важные дела. Эти задачи требует большой вдумчивости и внимательного подхода, они важны для вас, но их не обязательно делать сразу и полностью. Более разумным будет разбить эти задачи на более мелкие подзадачи и выполнять их постепенно, не накапливая, не доводя до дедлайна и не допуская, чтобы они перешли в первую категорию. Например: написание диплома; генеральная уборка дома; ремонт и т. д. Сюда же относятся и дела, связанные с межличностными связями — общение с семьей и друзьями, а также — долгосрочное обучение, текущие рабочие вопросы. Очень важно установить для себя (если они не установлены кем-то) сроки выполнения таких задач в целом, и конкретных их отрезков — в этом помогает ежедневник или календарь матричного типа. В крайнем случае — стикер на мониторе или холодильнике с точной датой выполнения задачи;
3) не важные и не срочные дела. Сюда, в первую очередь, входят губители времени: бессмысленные серфинг в интернете, компьютерные игры, телевизор, болтовня по телефону. Это все называется отдыхом и тоже нужно, но стоит правильно расставить приоритеты между этим пунктом и предыдущими двумя. Также сюда можно отнести чтение художественной литературы и хобби;
4) срочные, но не важные дела. Все, что возникает внезапно, но никак не влияет на достижение вами основных жизненных, учебных, хозяйственных, рабочих и прочих целей. Это могут быть телефонные звонки, неинтересные вам, неинтересные письма, на которые не обязательно отвечать, какая-то необязательная работа. Все это можно либо не выполнять, либо перепоручить. Если же все же пришлось это сделать — тратьте на них минимум времени.

Тайм менеджмент в повседневной жизни и работе

3. Итак, разобравшись с матрицей Эйзенхауэра становится понятно, как расставить приоритеты в течении дня. Если вы пользуетесь ежедневником, я рекомендую выделять эти категории маркерами разных цветов (последнюю категорию вообще не стоит вносить в список, лучше такие дела сразу отсеивать), и выполнять в порядке важности и срочности, начиная с первой и заканчивая третьей. Не забывайте, что дела из второй категории не обязательно сразу выполнять в полном объеме, гораздо продуктивнее будет разбить их на этапы. Для себя я также выделяю всегда рутинные обязательные ежедневные дела, чтобы не упустить их при планировании времени: это уход за собой, спорт, проверка почты, ведение ежедневника и тому подобное. Не забывайте о еде! Вы себе нужны здоровыми.

4. Специалисты рекомендуют ставить на каждый день три основных задачи-цели, которые вы хотите достичь в течении дня. Если задачи небольшие по объему и временным затратам, можно выделить пять, но не более. Например, у меня это может выглядеть так:
1) отправить клиенту полный просчет;
2) заплатить за квартиру;
3) написать и отправить на утверждение статью для favot.ru;
4) стирка постельного белья;
5) занятия французским языком.
После того, как вы выполнили эти задачи, день можно считать проведенным с пользой, и все остальное станет приятным бонусом.

5. Мне очень помогает также планировать заранее, в субботу, будущую неделю, и составлять примерный список задач на каждый месяц. Периодически я сверяюсь с ними и проверяю, все ли идет по плану.

6. Когда вы определились с задачами на день, распределили дела по важности и срочности, определите, сколько времени потребует выполнение каждой из них, и распределите их на день. Не забывайте о перерывах! Их тоже нужно планировать. Например, если вы пишите диплом, то ваше расписание на день может выглядеть примерно так:
6.00-8.00 — ежеутренние дела, завтрак, дорога в институт;
8.00-8.45 — встреча с научным руководителем;
8.45-9.15 — кофе с одногруппниками;
9.15-10.00 — дорога домой, по пути зайти в химчистку и забрать вещи!
10.00-11.00 — второй завтрак, чтение/кино
11.00-13.00 — работа над дипломом
13.00-.14.00 — обед, отдых
14.00-16.00 — работа над дипломом
16.00-17.00 — дорога в спортзал, по пути можно почитать, послушать музыку или аудио курсы по языку
17.00-.18.30 — занятия в зале
18.30-20.30 — встреча с друзьями
21.00-22.00 — чтение материалов для диплом
Конечно, это все примерно. И не обязательно все расписывать по часам, важно иметь такой план в голове и понимать, сколько времени у вас на то или иное дело, и что нужно сделать раньше.

Тайм менеджмент в повседневной жизни и работе

И, конечно, важна сила воли и дисциплина (которые нужно развивать и тренировать!), а также вера в свои силы и хорошее настроение. Тайм-менеджмент дается не сразу, так что не сдавайтесь, если у вас что-то не получается — терпение и работа над собой каждый день помогут вам стать успешным человеком, про которого говорят «Я не понимаю, КАК она делает все это?».